Политика обработки персональных данных

1. Кто оператор

Оператор персональных данных — Общество с ограниченной ответственностью «ХИТС», ИНН 7813574822, ОГРН 1137847432095, КПП 781101001, адрес: 193230, г. Санкт-Петербург, Искровский проспект, д. 21, литер А, кв. 253.

«Петербургская коллегия геодезистов» (далее — Коллегия) — коммерческое обозначение, под которым ООО «ХИТС» оказывает услуги, и название принадлежащего ему сайта pkgeo.ru. Юридического лица с таким наименованием не существует: везде ниже «Коллегия» означает ООО «ХИТС». Полные сведения об организации — на странице реквизитов.

Связь по вопросам обработки данных: info@hits-group.ru, телефон 8 (812) 504-88-56, почтовый адрес совпадает с адресом организации.

2. О чём этот документ и на что он распространяется

Политика объясняет, какие сведения о человеке собирает Коллегия, зачем, кому передаёт, сколько хранит и что человек может с этим сделать. Она составлена по фактическому устройству систем Коллегии, а не по образцу.

Действие Политики распространяется на:

• сайт pkgeo.ru — форма заявки, расчёт стоимости, открытый реестр специалистов;
• телеграм-бот Коллегии;
• телефонию Коллегии — приём и распределение звонков, журнал вызовов;
• CRM-систему, в которой ведутся обращения, заказы и расчёты;
• личные кабинеты по персональной ссылке: кабинет заказчика, где видны статус заказа и документы по нему, и рабочие порталы, по которым специалисты получают наряды.

Чего Коллегия сейчас не делает

Это важнее общих слов, поэтому сказано отдельно и прямо. На дату настоящей редакции:

• звукозапись телефонных разговоров не ведётся. При звонке сохраняются номер, дата, время и длительность вызова, и по ним создаётся карточка обращения — эти сведения названы в разделе 4.2 и хранятся по срокам раздела 9. Звук разговора не записывается и в системах Коллегии не хранится: приём записей от оператора связи в системе выключен, и включается он только вместе с новой редакцией настоящей Политики, в которой будут названы основание, форма предупреждения абонента в начале разговора и срок хранения записей;
• онлайн-оплата на сайте не принимается;
• рассылки не ведутся — ни рекламные, ни новостные.

Каждое из перечисленного, если появится, изменит состав обрабатываемых данных, а значит потребует новой редакции Политики и повторного согласия. Порядок описан в разделе 12.

3. На каком основании обрабатываются данные

• согласие человека (ст. 6 ч. 1 п. 1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ) — для обращений через сайт, телеграм-бот и по телефону, а также для веб-аналитики: счётчик посещаемости загружается только после ответа «согласен» и ни секундой раньше;
• согласие на распространение (ст. 10.1 152-ФЗ) — только для публикации профиля специалиста в открытом реестре;
• исполнение договора, стороной которого человек является (ст. 6 ч. 1 п. 5) — агентского договора с заказчиком, договора со специалистом;
• обязанности, возложенные законом (ст. 6 ч. 1 п. 2) — бухгалтерский и налоговый учёт, хранение первичных документов;
• законные интересы оператора (ст. 6 ч. 1 п. 7) — ведение служебных журналов веб-сервера, ограничение частоты обращений и отсев автоматических отправок формы. Обрабатываются IP-адрес, адрес запрошенной страницы, дата, время и тип браузера; для составления профиля посетителя эти сведения не используются и с обращением не связываются, если человек его не отправил.

Обработки, не опирающейся ни на одно из перечисленных оснований, Коллегия не осуществляет.

4. Какие данные и чьи

4.1. Посетители сайта

Просмотр сайта не требует ни регистрации, ни сообщения о себе каких-либо сведений.

ClientID мы не считаем обезличенной статистикой: при отправке формы он уходит в CRM вместе с именем и телефоном и становится частью карточки обращения. Именно об этом человек предупреждается в вопросе о согласии — до того, как счётчик загрузится. Перечень файлов cookie счётчика — в Политике cookie.

4.2. Заказчики и обратившиеся

Момент и редакция фиксируются на стороне сервера, а не браузера. Доказательство согласия, составленное по данным того, чьё согласие доказывается, доказательством не является.

4.3. Специалисты реестра

Биометрические персональные данные не обрабатываются: фотография специалиста используется как элемент профиля, а не для установления личности по изображению.

Специальные категории персональных данных, перечисленные в ст. 10 152-ФЗ, — о расовой и национальной принадлежности, политических взглядах, религиозных и философских убеждениях, состоянии здоровья и интимной жизни — не обрабатываются. Сведения о судимости не обрабатываются. Членство специалиста в саморегулируемой организации к специальным категориям законом не отнесено; оно обрабатывается в единственных целях — подтвердить право выполнять работы и проверить действительность допуска по государственному реестру.

5. Зачем обрабатываются данные

В целях, не перечисленных здесь, данные не обрабатываются.

6. Как обрабатываются данные

Обработка ведётся и с использованием средств автоматизации — CRM-система, сайт, телеграм-бот, телефония, — и без них: бумажные договоры, акты, доверенности. Совершаемые действия: сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение, извлечение, использование, передача, обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение.

Решения, порождающие юридические последствия для человека, исключительно автоматизированной обработкой не принимаются. Система подбирает и ранжирует кандидатов, а блокирующие проверки запрещают недопустимые действия — но назначение специалиста, приёмку работы и решение по рекламации принимает сотрудник Коллегии.

7. Где хранятся данные и о передаче за границу

Запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение и извлечение персональных данных граждан Российской Федерации осуществляются с использованием баз данных, находящихся на территории Российской Федерации (ст. 18 ч. 5 152-ФЗ).

На практике это означает:

• сайт, CRM-система и телефония размещены на сервере российского провайдера в России; зарубежный хостинг и зарубежные сети доставки содержимого не используются;
• шрифты и скрипты сайта отдаются с того же сервера; внешние сервисы проверки форм вроде reCAPTCHA не подключены — вместо них применяется скрытое поле-ловушка и ограничение частоты запросов на сервере.

Передача за пределы России

Сказать «трансграничной передачи нет» было бы неправдой, поэтому сказано как есть.

Коллегия использует мессенджер Telegram — как канал связи с обратившимися (телеграм-бот) и для служебных уведомлений сотрудникам о новых обращениях. Серверы Telegram находятся за пределами Российской Федерации. Через этот канал передаётся то, что человек отправляет боту сам, а в служебном уведомлении — имя, телефон, вид работ, адрес объекта и текст обращения.

Передача происходит после записи данных в базу на территории России и её не заменяет. Сведения о договорах, расчётах, специалистах реестра и результатах работ за пределы России не передаются.

Если вы не хотите, чтобы обращение шло через мессенджер, позвоните по телефону 8 (812) 504-88-56 или напишите на info@hits-group.ru — эти каналы работают без передачи за пределы России. Иных случаев трансграничной передачи нет.

8. Кому передаются данные

Данные передаются только тем, кому они нужны для перечисленных целей, и только в необходимом объёме.

Поручение обработки. Часть действий Коллегия поручает другим лицам на основании договора, содержащего перечень действий, цели обработки, обязанность соблюдать конфиденциальность и требования к защите данных (ст. 6 ч. 3 152-ФЗ). Ответственность перед вами во всех таких случаях несёт Коллегия.

Иным лицам обработка персональных данных не поручена. Данные не продаются, не передаются в рекламные сети и не используются для составления профилей за пределами перечисленных целей.

Открытый реестр специалистов

На сайте публикуется открытый реестр специалистов Коллегии. Публикация — это распространение персональных данных, и она возможна только при наличии согласия специалиста на публикацию.

У каждого специалиста в системе есть отдельный признак согласия на публикацию и отдельный признак «публиковать в реестре». Блокирующая проверка не допускает выгрузку профиля на сайт, если согласия нет или публикация отключена. Признак не выводится из факта заключения договора и не проставляется по умолчанию. Само согласие на распространение оформляется письменно, отдельно от договора; письменный экземпляр с датой хранится у Коллегии.

Публикуется при согласии: ФИО, фотография, реестровый номер, разряд, статус, дата вступления, специализации, районы работы, опыт и образование, сведения о действующих допусках (вид документа, номер, кем выдан, срок действия), сведения о приборах и сроках их поверки, статистика работ и история рекламаций, включая обоснованные.

Не публикуется никогда: банковские реквизиты, ИНН, ставки, суммы расчётов, личные контакты специалиста, копии документов, любые сведения о заказчиках и их объектах.

Прекращение публикации. Специалист вправе в любое время потребовать прекратить публикацию своего профиля. Согласие на распространение прекращает действие с момента поступления такого требования, и профиль снимается с сайта в тот же рабочий день, но не позднее следующего рабочего дня. Требование направляется письмом на info@hits-group.ru, почтой или заявляется в рабочем портале; достаточно указать ФИО, контакт для связи и перечень данных, публикацию которых нужно прекратить. Тридцатидневный срок из раздела 11 к прекращению публикации не применяется — он касается уничтожения данных во внутренних системах.

Прекращение публикации не отменяет обработку данных специалиста для исполнения договора и учёта.

9. Сколько хранятся данные

По истечении срока данные уничтожаются или обезличиваются. Данные, обязанность хранить которые установлена законом, хранятся установленный законом срок независимо от отзыва согласия — это прямо оговорено в разделе 11.

Срок «до достижения целей обработки» без числа в этой таблице не используется намеренно: такую формулировку невозможно ни проверить, ни исполнить.

10. Права человека, чьи данные обрабатываются

Вы вправе:

• получить подтверждение факта обработки и сведения о ней: какие данные, зачем, сколько хранятся, каким способом обрабатываются и кому передаются;
• требовать уточнения данных, если они неполны, устарели или неточны;
• требовать блокирования или уничтожения данных, если они получены незаконно или не нужны для заявленной цели;
• отозвать согласие на обработку;
• отозвать согласие на публикацию профиля в открытом реестре;
• требовать прекращения обработки ваших данных в целях продвижения услуг на рынке — такая обработка прекращается по вашему требованию;
• обжаловать действия или бездействие Коллегии в Роскомнадзор либо в суд;
• требовать в судебном порядке возмещения убытков и компенсации морального вреда, причинённых нарушением ваших прав при обработке персональных данных.

Перечень прав, названный здесь, не ограничивает прав, предоставленных вам законом.

Как обратиться. Письмом на info@hits-group.ru либо почтой по адресу организации. Укажите сведения, по которым вас можно найти в системе: имя и номер телефона, с которого происходило обращение.

Сроки

• Сведения об обработке предоставляются в течение 10 рабочих дней со дня обращения. Если для ответа требуется дополнительное время, срок продлевается не более чем на 5 рабочих дней, и о продлении с указанием причины вас уведомят.
• Уточнение данных. Если подтвердится, что данные неполны, устарели или неточны, Коллегия уточняет их в течение 7 рабочих дней со дня представления вами подтверждающих сведений; на время проверки данные блокируются.
• Уничтожение при неправомерной обработке. Обработка прекращается немедленно, данные уничтожаются в срок не более 10 рабочих дней.
• Уничтожение при отзыве согласия и по достижении цели — не более 30 дней; тот же срок назван в разделе 11.

Данные, обязанность хранить которые установлена законом, до истечения этого срока не уничтожаются, а блокируются; об этом вам сообщат с указанием основания и срока.

11. Отзыв согласия

Согласие можно отозвать в любое время и любым удобным способом — особой формы закон не требует. Отзыв принимается:

• письмом на info@hits-group.ru — с адреса, указанного в заявке, либо с указанием имени и телефона, по которым вас можно найти в системе;
• по телефону 8 (812) 504-88-56;
• сообщением в телеграм-боте Коллегии — для тех, кто обращался через бот;
• почтой по адресу организации.

Отзыв не требует объяснения причин, оплаты и формы установленного образца. Мы подтверждаем получение отзыва и сообщаем, что прекращено, а что продолжает обрабатываться и на каком основании.

После отзыва обработка прекращается, а данные уничтожаются в рабочих системах в течение 30 дней, за исключением случаев, когда обработка продолжается на другом законном основании: исполнение уже заключённого договора, установленная законом обязанность хранить документы, защита прав в споре. Если такое основание есть, вам сообщат, какое именно и на какой срок.

12. Изменение Политики

Коллегия вправе изменять настоящую Политику. Действующая редакция публикуется на этой странице; её номер и дата указаны вверху.

Редакция обозначается номером вида «1.0», а не датой. Исправление опечатки, не меняющее условий обработки, редакцию не меняет. Изменение состава данных, целей, получателей или сроков хранения — меняет редакцию, и согласия собираются заново.

Согласие, которое вы даёте в форме заявки, ссылается на конкретный номер редакции, и этот номер записывается вместе с моментом согласия. Так доказывается не факт нажатия кнопки, а то, с чем именно вы согласились.

Что изменилось в редакции 1.3

Подключён счётчик посещаемости Яндекс.Метрика. До этой редакции веб-аналитики на сайте не было, и Политика говорила именно так.

• счётчик загружается только после согласия — до ответа и при отказе его код не попадает на страницу вовсе; отказ гасит файлы счётчика на нашем домене и прекращает передачу идентификатора в CRM;
• Яндекс назван получателем (раздел 8), его серверы находятся в России — трансграничной передачи здесь нет;
• идентификатор посетителя и записи действий на странице внесены в состав обрабатываемых данных (раздел 4.1), веб-аналитика — в цели (раздел 5);
• в закрытых разделах — личных кабинетах и рабочих порталах — счётчик не работает и вопрос о согласии не задаётся.

Перечень файлов cookie, которые ставит счётчик, и то, чего мы не можем сделать при отказе, — в Политике cookie.

Что изменилось в редакции 1.2

• назван оператор телефонии. Телефония Коллегии заработала на городском номере 8 (812) 504-88-56, и оператор связи получает сведения о звонках — номер, дату, время и длительность. Раньше он не был назван среди получателей; теперь назван, серверы оператора находятся в России, трансграничной передачи здесь нет. Звук разговоров по-прежнему не записывается: приём записей от оператора выключен на уровне кода;
• телефон Коллегии для связи изменён на городской номер телефонии.

Что изменилось в редакции 1.1

Редакция 1.1 выпущена в день публикации первой редакции, до того как по ней было получено хотя бы одно согласие. Исправлены заявления, расходившиеся с действительным устройством систем:

• передача за пределы России. Редакция 1.0 утверждала, что трансграничной передачи нет. Это было неверно: мессенджер Telegram используется как канал связи, и его серверы находятся за пределами России. Раздел 7 переписан, получатель назван в разделе 8;
• добавлены телефония и кабинет заказчика в область действия (раздел 2), сведения о звонках — в состав данных (раздел 4.2);
• добавлено правовое основание и цель для служебных журналов веб-сервера (разделы 3 и 5);
• исправлен срок хранения журналов: ротации по времени нет, хранение ограничено объёмом;
• уточнены сроки ответа и уничтожения (раздел 10), способы отзыва согласия (раздел 11) и момент прекращения публикации профиля (раздел 8);
• уточнено, что членство в саморегулируемой организации не относится к специальным категориям персональных данных (раздел 4.3);
• расширен перечень прав (раздел 10).

13. Меры защиты

• сервер размещён в России, доступ к административной части CRM ограничен поимённым списком адресов;
• вход на сервер — только по ключам, парольный доступ отключён;
• соединение с сайтом и порталами защищено TLS;
• доступ сотрудников к данным — по необходимости выполнения обязанностей;
• рабочие ссылки и служебные страницы закрыты от внешней аналитики и от индексации;
• запись о согласии создаётся сервером, а не браузером посетителя;
• приём звукозаписей разговоров от оператора связи выключен на уровне кода, а не договорённости: включить его можно только явной настройкой вместе с новой редакцией настоящей Политики.

14. Контакты

По любым вопросам об обработке персональных данных: info@hits-group.ru, телефон 8 (812) 504-88-56, почтовый адрес: ООО «ХИТС», 193230, г. Санкт-Петербург, Искровский проспект, д. 21, литер А, кв. 253.

Полные сведения об организации, включая ОГРН и порядок проверки в государственном реестре, — на странице реквизитов.